5 consigli per gestire le mail
Ti capita mai di dover cercare una mail e metterci più di 5 minuti per ritrovarla? Oppure di sentirti sopraffatto dalla tua casella di posta in arrivo?
ORGANIZZAZIONE
Ti capita mai di dover cercare una mail e metterci più di 5 minuti per ritrovarla? E perfino di non trovarla affatto? Oppure di sentirti sopraffatto dalla tua casella di posta in arrivo?
Se la risposta ad una di queste domande è si, allora mettiti comodo e leggi questa lista di 5 consigli per gestire le mail.
- CREARE DELLE CARTELLE DIVISE PER ARGOMENTO ad esempio per cliente, per attività , per progetto in modo da poter catalogare le mail, ed eventualmente, delle sottocartelle se necessario. Non utilizzare la divisione per data: tra 5 anni cosa ti ricorderai? il mese e l’anno in cui hai ricevuto la mail oppure il nome del progetto a cui hai lavorato?
- CREARE UNA CARTELLA ‘IN ATTESA DI RISPOSTA’ per inserire tutte le mail inviate da cui si aspetta una risposta. Questo ti permetterà di averle sotto controllo e basterà un veloce check per capire se devi sollecitare qualche risposta.
- FARE ORDINE UNA VOLTA A SETTIMANA. Prendersi qualche minuto alla settimana per riordinare quelle mail che sono rimaste nella posta in arrivo, svuotare il cestino, creare un nuovo .pst se necessario. In questo modo, se qualche mail è sfuggita alla lettura si potrà correre ai ripari.
- UTILIZZARE LE ETICHETTE. Quasi tutti i client di posta professionali offrono la possibilità di etichettare le mail con un colore. Attribuire ad ogni colore un significato (ad esempio: “rispondere”, “chiedere info a”, “da stampare”, ecc.) ti aiuterà a colpo d’occhio a vedere quali attività vanno eseguite.
- UTILIZZA LE MAIL PROGRAMMATE E LE RISPOSTE AUTOMATICHE: semplificano la vita. I client di posta ti permettono di programmare l’invio di una mail in una data e ora precisa; diventa utilissimo perché permette di pianificare per tempo alcune attività. Anche le risposte automatiche sono indispensabili; avvisare, ad esempio, un cliente o un fornitore che ci scrive che si è temporaneamente non presenti è decisamente più professionale che rispondergli con ritardo o non rispondergli affatto.
