Sono sempre stata una fan dell’agenda cartacea: mi piace sceglierla quando l’anno nuovo sta per cominciare, mi piace averla accanto mentre lavoro per aver un quadro d’insieme o per un appunto veloce. Ma mi sono trovata spesso a scontrarmi con i “limiti” di un’agenda cartacea ed iniziare a preferire quella digitale. In questo articolo vedremo:
Quali sono i benefici di un’agenda elettronica
- CONDIVISIONE: l’agenda elettronica può essere condivisa, con le persone del tuo team o con la tua assistente virtuale. Questo significa che le persone che lavorano con te e che hanno accesso alla tua agenda sanno quando possono disturbarti e quando invece sei impegnato in un appuntamento.
- CONTEMPORANEITÀ: Se l’agenda è condivisa, più persone possono lavorarci contemporaneamente, evitando di sovrapporre diverse attività nello stesso slot di tempo.
- RIDUZIONE DEGLI ERRORI. Prendere un numero di telefono o riportare un nominativo a penna su un’agenda cartacea può comportare più errori se quell’agenda viene utilizzata anche da altri che potrebbero fraintendere qualche cifra o lettera. Meglio evitare figuracce con i clienti e digitare gli appuntamenti su una piattaforma digitale.
- APPUNTAMENTI RICORRENTI. Ci sono un sacco di scadenze o attività che vanno svolte ogni settimana, ogni mese, ogni anno. L’agenda elettronica ti permette di salvare l’evento impostando una ricorrenza, una ripetizione. È decisamente più comodo che dover ricopiare a penna gli stessi appuntamenti più e più volte sull’agenda cartacea.
- MODIFICHE VELOCI: un appuntamento è stato rimandato oppure non sei proprio riuscito a spuntare quel task dalla to do list perché è subentrato un imprevisto. L’agenda elettronica ti permette di posporre l’evento in un altro momento senza dover riscrivere ogni cosa.
- SEMPRE CON TE: le agende elettroniche dispongono anche di un app da installare sul proprio smartphone o sul tablet. Ciò significa che sincronizzando i tuoi dispositivi hai ogni appuntamento sotto controllo, anche quando non sei al pc.
Come condividere l’agenda Google Calendar
Visti i numerosi vantaggi che può portare un calendario digitale condiviso, vediamo anche quanto sia semplice attivare la condivisione attraverso semplici passaggi per condividere una tra le più utilizzate agende elettroniche: Google Calendar.
Aprire il proprio Google Calendar, in basso a sinistra nella sezione I MIEI CALENDARI, accanto al nome della propria agenda, cliccare sull’icona con i 3 puntini per espandere il menù e scegliere IMPOSTAZIONE E CONDIVISIONE.
Nella sezione CODIVIDI CON PERSONE SPECIFICHE scegliere il pulsante AGGIUNGI PERSONE.
Una volta inserita la mail della persona con cui desiderate condividere l’agenda avrete a disposizione quattro opzioni di condivisione:
- Vedere solo disponibile/occupato (nascondere dettagli)
- Vedere tutti i dettagli dell’evento
- Apportare modifiche agli eventi
- Apportare modifiche e gestire opzioni di condivisione
Ecco che la condivisione è stata fatta e se avete affidato la gestione dell’agenda ad un’assistente virtuale, ora potete smettere di preoccuparvene.
Prenotazione di un appuntamento on line
Un altro strumento potente per la gestione dei propri appuntamenti che permette anche di integrare l’agenda al proprio sito internet o alla propria pagina Facebook cosí da consentire al cliente di prendere direttamente on line l’appuntamento è Timify. Esistono diversi piani, gratis o a pagamento, che prevedono un moltissime funzionalità.
Ma lo approfondiremo meglio in un altro articolo.
